Les outils de gestion de portefeuille automatisés : quels types existent et comment les choisir ?

La gestion de portefeuille de projets est une étape cruciale pour garantir le bon déroulement des projets au sein d'une entreprise. Grâce à l'automatisation, il est désormais plus simple et efficace de gérer ces tâches. Les outils de gestion de portefeuille automatisés sont nombreux et variés, voici un tour d'horizon des différents types disponibles sur le marché.

Les logiciels de gestion de portefeuille de projets (PPM)

Les logiciels de gestion de portefeuille de projets, également appelés Project Portfolio Management (PPM), permettent de centraliser toutes les informations relatives aux projets d'une entreprise. Ces solutions facilitent la prise de décision en fournissant une vision globale du portefeuille de projets et en mettant en avant les éléments les plus importants à prendre en compte. De nombreux logiciels PPM sont disponibles sur le marché, offrant des fonctionnalités diverses telles que :

• La planification et le suivi des projets
• L'évaluation des risques et la définition des priorités
• Le partage d'informations entre les différentes parties prenantes
• La création de tableaux de bord personnalisables pour faciliter la visualisation des données
• La possibilité de générer des rapports automatiques pour suivre l'avancement des projets

Les logiciels PPM en mode SaaS

De plus en plus de logiciels PPM sont proposés en mode Software as a Service (SaaS), c'est-à-dire accessibles via une simple connexion internet. Cela permet aux entreprises de ne pas avoir à installer et maintenir des serveurs dédiés, tout en bénéficiant d'une solution toujours à jour et disponible à tout moment. Les logiciels PPM en mode SaaS offrent également des avantages tels que :

• Une mise en place rapide et facile
• Des coûts de démarrage réduits grâce à l'absence d'investissement dans des infrastructures matérielles
• Un modèle tarifaire basé sur l'utilisation, avec généralement un abonnement mensuel ou annuel
• La possibilité d'accéder à la solution depuis n'importe quel appareil connecté à internet (ordinateur, tablette, smartphone...)

Les outils de gestion de portefeuille automatisés intégrés aux suites bureautiques et de collaboration

Au-delà des solutions PPM spécifiques, certains logiciels de gestion de portefeuille automatisés sont directement intégrés dans les suites bureautiques et de collaboration utilisées par de nombreuses entreprises. Ces outils permettent généralement de gérer les projets en s'appuyant sur les fonctionnalités déjà existantes au sein de ces suites, telles que :

• Le partage de documents et le travail collaboratif
• La communication entre les membres de l'équipe via des plateformes de messagerie instantanée
• La création et la gestion de tâches liées aux projets
• La synchronisation des agendas et des événements associés aux projets

Les avantages des outils intégrés aux suites bureautiques et de collaboration

Les outils de gestion de portefeuille automatisés intégrés aux suites bureautiques et de collaboration présentent plusieurs avantages pour les entreprises, notamment :

• Une prise en main rapide, car ils s'appuient sur des logiciels déjà utilisés au quotidien par les employés
• Un coût réduit, puisqu'ils sont généralement inclus dans le prix de l'abonnement à la suite bureautique ou de collaboration
• Une intégration native avec les autres applications de la suite, facilitant ainsi la collaboration et le partage d'informations entre les différents outils

Les outils de gestion de portefeuille automatisés spécifiques à certaines industries ou domaines d'activité

Enfin, il existe également des outils de gestion de portefeuille automatisés spécifiquement conçus pour répondre aux besoins de certaines industries ou domaines d'activité. Ces solutions sont généralement très spécialisées et offrent des fonctionnalités adaptées aux contraintes et enjeux propres à chaque secteur. Quelques exemples de domaines où ces outils peuvent être particulièrement utiles :

• La construction et le génie civil, avec des outils de gestion de portefeuille automatisés permettant la planification des ressources, la gestion des coûts et des délais, ainsi que le suivi des chantiers en temps réel
• Le secteur pharmaceutique et la recherche médicale, où les logiciels spécialisés peuvent faciliter la gestion des essais cliniques, la conformité réglementaire et l'évaluation des risques liés aux projets
• Les technologies de l'information et la gestion de projets informatiques, avec des solutions adaptées aux méthodologies agiles et aux enjeux spécifiques du développement logiciel

En conclusion, les outils de gestion de portefeuille automatisés disponibles sur le marché sont variés et s'adaptent aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Il est essentiel de bien connaître ses propres exigences et contraintes afin de choisir la solution la plus adaptée à sa situation.